Offre #103712

HR & Office Coordinator

Administration & Secrétariat, Ressources humaines, Recrutement, Administration & Salaires

Description du poste

Pour notre filiale de Genève, nous recherchons activement un/e :

 

 

HR & Office Coordinator

 

 

Vos missions :

 

 

Au sein de l’agence, vous serez en charge de la gestion des employés temporaires ainsi que

 

 

Administration RH :

 

 

  • Préparation des contrats et signatures avec les futurs employés

  • Demandes de permis, suivi auprès des employés et de l’OCP

  • Déclaration AVS et réception des attestations

  • Suivi des absences et déclaration auprès des institutions compétentes (APG, SUVA…)

  • Création des dossiers pour les allocations familiales et suivi des demandes

  • Gestion des fins de mission, incluant notamment les annonces de fin de contrat et la rédaction des certificats de travail

  • Tenue à jour quotidienne de la base de données interne

  • Sur demande, rédaction d’attestations diverses ou tout autre justificatif

Gestion des salaires et de la facturation:

 

  • Préparation des salaires mensualisés et horaires

  • Suivi des absences (congés)

  • Relevé des heures de travail

  • Enregistrement des données dans le système dédié online pour les salaires horaires

  • Saisie des salaires mensualisés sous fichier Excel

  • Transfert des données et suivi auprès du département comptable

  • Suivi après paiement des salaires auprès des employés et corrections si nécessaire

  • Vérification des factures, corrections si nécessaire, et transfert auprès des clients

  • Relance des impayés


Office Management :

 

  • Gestion de l'économat et relation avec les différents prestataires,

  • Assurer la tenue de l'agence,

  • Organisation d’événements internes (sorties d’entreprises, Team Building…)

  • Préparation des audits et gestion de l’organisation administrative de l’agence

 

Votre profil :

  • Certificat d’Assistant/e en Gestion de Personnel

  • Brevet fédéral RH, un grand plus

  • Expérience en assistanat / administration RH et l'office management, 

  • Excellentes connaissances en droit du travail suisse et plus particulièrement de la CCT Location de service sera un sérieux atout,

  • Excellentes compétences informatiques sur Excel et Word,

  • Forte aisance avec les outils informatiques en général (Internet, ERP…),

  • Français, langue maternelle, excellente orthographe,

  • Anglais, niveau C1 minimum – une très bonne maîtrise professionnelle à l’écrit comme à l’oral est exigée,

  • Très bonnes compétences organisationnelles,

  • Goût prononcé pour les procédures,

  • Entregent, contact facile avec les autres,

  • Capacités à gérer plusieurs tâches simultanément,

  • Disponible rapidement,

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Administration et Secrétariat longue durée

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